Управление Данными/ Управление Информацией (Data/Information Management) – это все относящееся к тому, как организация планирует, собирает, создает, организует, использует, контролирует, распространяет и избавляется от своих данных (информации), это относится к структурированным и неструктурированным данным. Управление данными гарантирует, что ценность данных/информации выявлена и используется, как для поддержки внутренней деятельности, так и для повышения стоимости бизнес-процессов, обслуживающих клиентов. В этой области широко используются термины: «Управление данными», «Управление информацией» и «Управление информационными ресурсами». В рамках настоящей публикации, используется термин «Управление данными» в качестве условного обозначения всех трех вышеприведенных. Роль Управления данными состоит не просто в управлении сырыми данными; она в управлении всеми контекстуальными метаданными - дополнительными «данными о данных», - что идут с ними, а при добавлении к необработанным данным дают «информацию» или «данные в контексте» («data in context»). Данные, как основа для информации организации, имеют все необходимые атрибуты, чтобы рассматриваться в качестве актива или ресурса (asset or resource). Например, данные важны для «достижения бизнес-целей и успешной повседневной работы организации». Кроме того, они могут быть «получены и сохранены в организации, но только с финансовыми затратами». Наконец, возможно, наряду с другими ресурсами / активами, будут использованы для «дальнейшего достижения целей организации». Ключевые факторы успешного Управления данными следующие:
• Все пользователи имеют доступ через различные каналы к информации, необходимой для выполнения своей работы;
• Ценные данные полностью эксплуатируются, путем совместного использования (data sharing) данных в пределах организации и с другими организациями;
• Качество данных организации сохраняется на приемлемом уровне и информация, используемая в бизнесе, является точной, надежной и последовательной;
• Юридические требования к защите неприкосновенности частной информации, безопасности, конфиденциальности и целостности данных соблюдаются;
• Организация обеспечивает высокий уровень эффективности и результативности в деятельности по обработке данных и информации;
• Модель данных предприятия определяет наиболее важные сущности и их связи - это поможет избежать избыточности и ухудшения архитектуры, которая и без того меняется с годами.
Люди поддерживают и собирают данные, которые не нужны;
• Организация может иметь историческую информацию, которая не используется;
• Организация может хранить много данных, которые доступны потенциальным пользователям;
• Информация может предоставляться большему числу людей, чем необходимо, или не тем, кому она необходима;
• Организация может использовать неэффективные и устаревшие методы сбора, анализа, хранения и извлечения данных;
• Организация может не справиться со сбором необходимых данных, уменьшить качество и потерять целостность данных, например, между связанными источниками данных.
Кроме того, трудно ответить на вопрос: «действительно ли информация получена из данных хорошего качества?», потому что нет показателей для сравнения. Например, низкое качество данных зачастую возникает из-за плохих проверок в процедурах ввода и/или обновления. После ввода неточных или неполных данных в ИТ-системах, любые отчеты, полученные с использованием этих данных будут отражать эти неточности и пробелы.
Также может быть отсутствие согласованности информации, генерируемой различными оперативными и прочими многочисленными внутренними системами, созданными и используемыми, потому что центральным данным не доверяют.
Одним из путей повышения качества данных, является использование процесса Управления данными (Data Management process), который устанавливает политику и стандарты, предоставляет экспертизу и облегчает обработку аспектов, связанных с данными для новых услуг.
Это должно обеспечить полный Data/Information Asset Management:
• Увеличить ценность услуг, предоставляемых клиентам;
• Снизить риски в бизнесе;
• Сократить расходы на бизнес-процессы;
• Стимулировать инновации во внутренние бизнес-процессы.
Область охвата Управления данными (Scope of Data Management)
Существуют четыре области менеджмента, включенных в область действия Управления данными/информацией(Data/Information Management):
• Управление информационными ресурсами (Management of data resources): governance информацией в организации должны обеспечить, чтобы все эти ресурсы были известны и были назначены ответственные лица для управления ими, в том числе владельцы данных (ownership) и метаданных. Этот процесс обычно упоминается как администрирование данных (data administration) и включает ответственность за:
- Определение потребности в информации;
- Построение реестра данных (data inventory) и модели данных предприятия; - Выявление дублирования и недостатков данных;
- Поддержку каталога/индекса информационного контента (data/information content); - Измерение затрат и ценности данных организации.
• Управление технологиями данных/информации (Management of data/information technology): управление подразделением ИТ, поддерживающим информационные системы организации, что включает в себя такие процессы, как проектирование баз данных и управления базами данных. Этими аспектами обычно занимаются специалисты подразделения ИТ.
• Управление информационными процессами (Management of information processes): бизнес-процессы приводят услуги ИТ к использованию тех или иных данных. Процессы создания, сбора, доступа, модификации, хранения, удаления и архивирования данных - то есть процессы жизненного цикла данные, - должны быть надлежащим образом контролируемыми, часто совместно с процессом управления приложениями.
• Управление стандартами и политикой данных (Management of data standards and policies): организация должна определить стандарты и политику в области Управления данными (Data Management), как элемент стратегии развития ИТ.
Эта политика будет регулировать процедуры и ответственности по Управлению данными в организации, техническую политику, архитектуру и стандарты, которые будут применяться к ИТ-инфраструктуре, поддерживающей информационные системы организации.
Область действия процесса Управления данными (согласно best practices) включает в себя управление неструктурированными данными, которые не содержатся в обычных системах баз данных - например, использующие такие форматы, как текст, изображение и звук. Процесс Управления данными также отвечает за обеспечение качества на всех этапах жизненного цикла данных, от сбора требований до окончания эксплуатации. Основное внимание в этой публикации будет сосредоточено на роле Управления данными в фазах сбора требований, проектирования и разработки активов и на жизненном цикле сервиса (Service Lifecycle).
Команда, поддерживающая процесс Управления данными, может также предоставлять службу поддержки бизнес-информации. В этом случае они в состоянии отвечать на вопросы о значении, формате и возможности использования данных внутри организации, потому что они управляют метаданными. Они также в состоянии понять и объяснить, какие внешние данные могут быть необходимы для выполнения необходимых бизнес-процессов и предпринять необходимые действия для доступности внешнего источника данных.
Чрезвычайно важно понимать, при создании или реорганизации процессов и поддержки ИТ-услуг, что хорошая практика – продумывать повторное использования данных и метаданных в различных областях деятельности организации. Способность сделать это может быть поддержана корпоративной моделью данных – иногда называемой общей информационной моделью. Поддержка повторного использования – зачастую одна из главных задач для Управления данными.
